2013年1月22日 星期二

辦公室秘技 - Excel HotKey



對於大部份打寫字樓公的人來說,Excel是工作上不可或缺的一部份。換個說法,我們有很多工作時間都是在跟Excel搏鬥,也即是說,熟用Excel的話可以令到工作效率大大提升。

不知大家有沒有發現多Excel的時候很多時需要把右手移開鍵盤來操作滑鼠,那是很費時的。其實只要熟用Hotkey的話,有很多操作是不需要用滑鼠完成的,還有如果你一時不記得應該選那裡的話也可以用Hotkey代表,以我自己為例,我用鍵盤和滑鼠的比例大約是七比三。以下是我平時常用的Hotkey(Office 2003至2010通用),看會不會對大家有幫助。



註︰「+」是一齊輸入、「->」是順序輸入


1. 視窗系/檔案操作系(應該很多人都知道的),在其他Office軟件如Word、Powerpoint都是通用的

按Window鍵後再輸入「excel」再按下enter就可以打開excel(Windows XP之前的版本就要在按Window鍵之後再按「R」/「執行」才打excel。
Ctrl + S︰儲存檔案
Alt -> F ->A︰另存新檔
Ctrl + O︰開啟舊檔
Ctrl + W︰關閉當前視窗(跟Alt + F4不同的是Alt + F4它會把整個Excel關掉)
Ctrl + N︰開新檔案
Ctrl + Z︰返回上一步動作
Ctrl + Y︰返回上一步動作再重做一次(Redo)
Ctrl + P︰列印
F4︰重覆上一個動作(改變儲存格格式、新增、刪除儲存格等都可以)

2. 儲存格/表格選擇系
Shift + 上、下、左、右︰選擇儲存格
Shift + Space︰選擇一整列(橫向)
Ctrl + Space︰選擇一整欄(垂直)
Ctrl + home︰回到表格的最左上方
Ctrl + end︰跳到表格的最右下方
所以Ctrl end/home可以跟shift鍵一齊使用,來選擇當前儲存格至表格最右下方或最左上方的所有儲存格。
Ctrl + A︰選擇表格裡所有儲存格(Excel 2007或之後的版本要多按一次A才行,否則只是選擇所有有資料的儲存格)

Ctrl +PageUp︰上一張表格
Ctrl +PageDown︰下一張表格

3. 儲存格操作系
Ctrl + C︰複製
Ctrl + V︰貼上
F2︰直接修改儲存格內容(再按Alt + enter就可以在儲存格內跳行
Ctrl + D︰複製對上一個儲存格的內容(正確一點應該是公式),如果想一次過複製多個儲存格的話則要連被複製的儲存格一併選擇
另外,在Powerpoint中用則可以複製物件,取代「Ctrl + C、Ctrl + V」組合
Ctrl + R︰複製左面儲存格的內容(公式),如果想一次過複製多個儲存格的話則要連被複製的儲存格一併選擇




Ctrl + Alt + V︰選擇性貼上,這應該是很多人需要離開鍵盤用滑鼠來操作的項目,接下來的就是再按不同的字母來決定貼上(例如「V」是只貼上計算後的結果,沒有公式,例如C),或者是鍵盤上的滑鼠右鍵(下稱鍵盤右鍵)+ S + V 都可以做到同樣效果。

Ctrl + 「+」︰新增儲存格(或鍵盤右鍵 + I)
Ctrl + 「-」︰刪除儲存格(或鍵盤右鍵 + D)
點選欄/列再按 鍵盤右鍵-> H︰隱藏

Ctrl + 1︰修改儲存格格式(或鍵盤右鍵 + F)
Ctrl + B/Ctrl + 2︰儲存格內的字轉成斜體
Ctrl + I/Ctrl + 3︰儲存格內的字轉成斜體
Ctrl + U/Ctrl + 4︰儲存格內的字轉成斜體
Ctrl + ~︰整張表格切換至顯示公式,再按一次就可以還原
Ctrl + F︰尋找
Ctrl + H︰取代(輸入要取代的資料後按Alt + R就取代當前儲存格的資料,Alt + A就是指定範圍內全部取代,其實如果儲存格內的是公式的話也可以取代公式的內容的
Ctrl + ; ︰直接輸入當日日期

進階篇︰

隱藏表格
Alt -> O -> H -> H︰隱藏表格(可以一次過選擇多張表格)
Alt -> O -> H -> U︰解除隱藏表格(每次只可以解除一張)

自動篩選
Ctrl + Shift + L/Alt -> D -> F-> F︰自動篩選(開/關)
開了自動篩選之後再按Alt + 下就可以選擇篩選的項目
Alt -> D -> F -> S︰解除篩選

排序
Alt -> D -> S

樞紐分析表(Pivot Table)
選取所需範圍後再按 Alt -> D -> P -> P
在表中的項目按 鍵盤右鍵 + M + B︰把該項目移到表格最前方

固定視窗
Alt -> W -> F -> F,重覆一次就可以解除


其實還有很多很多HotKey可以開發的,最簡單的直接的方法是你用「鍵盤右鍵」來看有甚麼可行的選項,括號內就是可以用鍵盤輸入的。


又或者在這樣的情況下按Alt + 括號內的字


說了那麼多,其實最重要還是以最適合自己的方法去工作吧,如果覺得有幫助的話不妨改變一下用Excel的習慣,希望可以幫到大家!


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